职场中,行政如何汇报工作才能事半功倍?
职场中,行政如何汇报工作才能事半功倍?

很多在职场中的新人提到汇报工作多少都容易忐忑,很多职场老人提到汇报的时候也难免会面露难色。

我走过各种职场路,如今也身为老板,站在两个角色的经历里,想跟大家分享一下自己的小心得。

01

给老板提供多选题

而不是单选题

有一次安排一位小伙伴设计海报,我把我的想法逐一罗列了过去。

但是当我看到作品时,我发现跟我想要的完全不一样。于是我又再次把我的意见告知对方,可改了几次依然没有看到满意的画面。

他总是保持他的主见,每次修改都无法达到我想要的效果,我忍不住问他,为什么你就不能多做几个版本给我呢?

我告诉他,你完全可以有更好的选择,你做一个我要的版本给我,再做一个你认为很好的版本,或者你再多做一个平衡两者的版本。

你给我几种不同效果,我作为一位不懂设计语言的人就更加容易把握到我要的方向。

又或者你在做之前,给到我一些参考的画面,我找到我认可的风格以后你再去做,也不至于偏离这么多,既花了时间,又没达到效果。

在实际的职场里,很多人对于上级提出的任务都喜欢做单选题,老板说要看方案,你就做一份策划,老板说要看计划,你就只做了一个计划,老板说要问价格,你就只问了一种价格……这样的做法在周遭似乎还不少。

但其实,由于经验和阅历都还在成长阶段,你很难完全把握到对方的需求,哪怕已经是职场老手了也未必每次都敢这么干。

反而,多做一点点,给对方多一些的选择,看起来你多花了时间,但这个过程里你锻炼了能力,让思维插上发散的翅膀,看待工作的角度更多元化,和对方的沟通也会更进一步,更容易把握到需求的方向,何乐不为呢?

顺便说一句,如果能够在接到任务的时候,尽可能复述一遍就简直完美了。很多时候我们看起来拿笔记了,拿脑子背了,但做出来的时候好像还是有遗漏,或者方向不对。

试着在接到任务的时候,把对方转达给你的需求复述一遍,问对方是这样吗?是这样对不对?是这样意思对吧?得到对方确认后再开始做,基本都不会太偏离。

想要节省时间,又快又好地完成任务,其实就在于这么一点点小细节。

02

汇报的最高境界是

老板只需答复,不必提问

有个经典的故事不少人都听过,虽然是职场真理,但却常常被人忽视。

约翰和哈里两个年经人同期来到公司,一天哈里向总经理抱怨:“约翰的薪水已经增加了一倍,职位也升到了部门主管。而我每天勤勤恳恳地工作,从来没有迟到早退过,交代的任务总是按时完成,可是为什么我的薪水一点没有增加,职位依然是公司的普通职员呢?”

总经理意味深长地对他说:“这样吧,公司现在打算预订一批土豆,你先去看一下哪里有卖的,回来我再回答你的问题。”

于是,哈里走出总经理办公室,找卖土豆的蔬菜市场去了。

半小时后,哈里急乎乎地回到办公室,向总经理汇报:“二十公里外的集农蔬菜批发中心有土豆卖。”总经理问:“一共有几家卖土豆的?”哈里挠了挠头说:“我只是看到有卖的,没有留意有几家,你等一会儿,我再去看一下。”说完又急乎乎跑出去。

二十分钟后,哈里喘着气跑回总经理办公室汇报,“报告总经理!一共有三家卖土豆的。”总经理问:“土豆价钱是多少?三家价格都一样吗?”哈里楞住了,挠了挠头说:“总经理,你再等一会儿,我去问一下价格。”说完,又要往外跑。总经理叫住他:“你不用再去了,你帮我把约翰叫来吧。”

约翰和哈里一起进了总经理办公室,总经理先对哈里说:“你先坐下来休息一下吧。”然后对约翰说:“公司现在打算预订一批土豆,你去看一下哪里有卖的?”

四十分钟后,约翰回来向总经理汇报:“在二十公里外的集农蔬菜批发中心有三家卖土豆的,其中两家是0.9美元一斤,但一个老头只卖0.8美元一斤。我看了一下他们的土豆,发现老头的最便宜,而且质量最好,因为他是自己农场种植的。"

“如果我们需求量大,价格还可以优惠,并且他有货车,可以免费送货。我已经把老头带回来,就在大门外等着,要不要让他进来具体谈一下?”

总经理说:“暂时不用了,你让他先回去吧。” 这时,总经理对目瞪口呆的哈里问:“你都看到了吧!如果你是总经理,你会给谁加薪晋职呢?”哈里惭愧地低下了头。

其实这个故事说的就是职场里最常见的汇报技能,真正优质的汇报并不是回答完后,还让对方有很多问题可以问,而是在你汇报完后只需要回复好和不好,做最终判断即可。

这才是完美的职场汇报术应该达到的要求。

这就要求你在汇报工作的时候,要有极强的同理心,想想对方需要什么,可能想知道的内容有哪些,什么样的信息有助于对方进行判断,这些就是在汇报之前需要想清楚的。

很多人害怕汇报或觉得汇报压力大,都是因为在汇报的过程中,主管问的很多问题答不上来,或者汇报不完整让主管一个接一个问问题,双方都倍感疲惫。

很多员工面对上司的提问,往往在内心里抛下一句话:“为什么之前都不说清楚呢,说清楚我就都去查了呀!”

可是就跟这个故事里的哈里一样,你看不到其他人做得更好的一面,而且问题是一样的,如果你汇报这件事都做成这个样子,我为什么一定要给你涨工资?

可见汇报这件事情在职场里真是至关重要又最频繁的一门考试。在汇报的逻辑结构上,可以参考金字塔原理。

不管是写文章还是做汇报,做演讲,你都要弄清楚自己想传递给对方的论点是什么,把这个论点放在金字塔的最顶端。

然后,再去思考这个论点会引发对方怎样的疑问,把这些疑问列出来,然后一一解答,之后如果还有进一步的疑问,再把它们列出来继续解答,直到所有疑问都解答完。

这样你就可以让他人沿着你的思路一步步进行推导,也就不会对你的讲述有所质疑,因为你到最后把对方的所有疑问都已经解答掉了。

现实中很多人在汇报的时候,基本上讲了半天都讲不到你心里的东西,要不然就是在她汇报完之后你还要问很多问题,这样的过程就会让人觉得很累。

所以汇报工作的方法很重要,否则就像最上面的例子一样,在来回的过程里,浪费了彼此的时间,还增加不信任感。

其实每次的汇报都是你和上司增加信任度的好机会,汇报的时间越短代表默契更多,反而不断被提问不断被问到懵逼,就意味着你的工作里有太多需要改善的部分,你做的太少了,你就应该像故事中的约翰一样,想到更多并行动更多。

03

新媒体软件中的汇报技巧

在职场中,见面汇报,邮件汇报都是非常重要的汇报形式,而在互联网信息高度发达的当下,使用微信汇报也成为了职场的常态。那么在微信中汇报工作,有什么特别需要注意的地方呢?

① 微信汇报时,切忌连续性地发一大段的长文字

我们总以为我们的信息对方会第一时间看到,会第一时间看完,但其实往往忽略了每个人有自己的工作环境和强度,特别是高度忙碌人群,一打开微信可能都处于爆炸状态,上百条上千条消息都是常态。

信息越频繁和发达,人们对于微信上的长文字越不适应。

我经常看到很多创业者朋友收到下属的汇报,都是一大段的文字,大部分的时候视觉习惯只能扫一眼,没有时间处理详细的信息,因此收到这些长信息也颇为苦恼,不知道重点到底要说什么。

建议有详细的内容要发的时候,发邮件。

同时要发微信的话,尽可能简化为1、2、3、4,同时分段来进行发送,每次发送的时候尽量不要太多行,六七行是在普遍能接受的最佳阅读范围,再超过读起来就累了。

如果内容确实比较长,就建议以公众文章的形式发送给对方,并附上截图,以发送文章的形式容易被对方忽略。有效的提醒和发送内容是同样重要的。

② 汇报复杂性工作的话,尽可能图文语音相结合

有时候确实要沟通复杂的事件,又不方便电话和邮件的时候,应该如何最好地利用微信呢?我觉得文字和语音的结合,再配合图片带来的场景感,是非常合适的汇报策略。

如果都是发一大段的语音过去,对方不一定有耐心听,而且也会觉得还不如打电话方便,说实在的,要听一段又一段的语音对人的耐性也颇为考验,且容易漏掉重点。

如果是长文字,我们上面说了,也不利于交流。

比较推荐的形式是,按照1、2、3、4的汇报原则,在文字中汇报重点信息,有需要细节描述的部分,配合语音进行说明。

如果发现对方还不太有场景感,还可以配合相应的图片或是手绘的框架图。其实拿起笔画一画,对方是很容易一目了然的,也非常有利于沟通。

微信汇报有一个误区,就是我们千万不要认为把内容发过去叫汇报,而是要去想象对方看到微信后的感受。

是一大段文字或是连续好几行的长语音让自己头皮发麻,还是看到有段落有重点,在自己想要特别了解的部分还有语音协助更清晰,或者有清晰的配图让对方一下子有画面感,以便对整个情况有全局和完整的了解。

当我们发之前能更多地考虑看的人的体验感时,就会总结出更多的方法来达成沟通。

③ 尽可能多使用@,并尽可能提醒和PUSH

很多人在群管理里,常常会发很多重要的文件,或是对群内人员进行提醒,可是往往忽略了现代人往往群信息过多的事实。

于是常常出现有人说,为什么这个信息我不知道,而你理直气壮地说,我发在群里了呀!打开群一看,内容似乎在里面,但实际上,这是绝对的无效汇报。

只要在发群信息的时候,注意发送完后及时@相关人员就可以很好地解决这个问题。

我们很多人往往觉得反正发在群里,大家都会看得,这种想当然的态度并不能帮助我们很好地沟通和汇报,最恰当的做法就是多@,及时@。

我自己在群聊天的时候,只要对方没有及时回复都会@提醒,如果是重要的文件,除了群内提醒外,也会单独再发一份给个人,并再次提醒。

好的汇报并不只是发送就完成,而是要及时提醒和PUSH,如果我们希望达成良好的汇报局面,就要保证双方都及时回应。

当我们无法要求对方一定按照我们想要的进程往前时,我们就一定要从自己身上找到可以提高效率的方式,提醒和PUSH无疑是很好的进程加速方式。

其实汇报和沟通的大原则是一样的,都是要站在对方的角度。越多地为对方着想,就越有可能赢得交流的良好局面。而我们所总结出来的小方法,都是站在这个角度所总结出来的小经验。

随着时代的发展,汇报和沟通的形式会越来越多种多样,但为对方着想而进行交流的前提是不会变的,一切都是形式,唯有这个是核心。

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